Sayfa Gösterimi : 106

İÇ KONTROL

Anasayfa \ İÇ KONTROL

18
Tem.

DÜZCE ÜNİVERSİTESİ BİYOLOJİK ÇEŞİTLİLİK,

UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİNİN

FONKSİYONEL GÖREV TANIMLARI

I.Kuruluşu, Yetki, Görev ve Sorumlulukları

Düzce Üniversitesi Biyolojik Çeşitlilik Uygulama ve Araştırma Merkezinin (DÜBİYOM) 3 Ocak 2010 tarihli ve 27804 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “DÜZCE ÜNİVERSİTESİ BİYOLOJİK ÇEŞİTLİLİK, UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ”ne göre görevleri şunlardır:

 

1. Merkez Müdürü: Rektör tarafından Merkezin kuruluş amacına uygun bir bilim dalında tam gün çalışan Üniversite öğretim üyeleri arasından üç yıl süre ile görevlendirilir. Süresi biten Müdür aynı usulle yeniden görevlendirilebilir. Müdürün önerisi ile Rektör, Üniversitenin öğretim üyeleri arasından iki kişiyi müdür yardımcısı olarak görevlendirir. Müdürün görev süresi sona erdiğinde yardımcılarının görev süresi de sona erer. Müdür, görevi başında olmadığı zamanlarda yardımcılarından birisi yerine vekâlet eder. Vekâlet altı aydan fazla sürerse yeni Müdür görevlendirilir. Merkez müdürünün görevleri şunlardır:

  1. Merkezi temsil etmek ve Yönetim Kuruluna başkanlık yapmak,
  2. Yönetim Kurulu kararlarını uygulamak,
  3. Merkezi amaçları doğrultusunda yönetmek,
  4. Yıllık bütçe önerilerini hazırlamak ve Yönetim Kuruluna sunmak,
  5. Merkezin faaliyetleri ile ilgili olarak her yılın ilk ayı içinde Yönetim Kuruluna rapor vermek,
  6. Merkezin Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre Merkezi yönetmek..

 

2.Yönetim Kurulu: Yönetim Kurulu; Müdür ve Merkezin kuruluş amacına uygun bilim dallarında görev yapan öğretim elemanları arasından Müdürün önerisi ve Rektörün onayı ile üç yıl süreyle görevlendirilen dört üye olmak üzere toplam beş üyeden oluşur. Süresi biten Yönetim Kurulu üyesi aynı usulle yeniden görevlendirilebilir. Üyeliğin herhangi bir nedenle boşalması halinde yeni üye görevlendirilebilir. Merkez Müdürü, Yönetim Kurulunun başkanıdır. Yönetim kurulunun görevleri şunlardır:

  1. Merkezin yıllık faaliyet programını ve raporunu hazırlamak ve takip etmek,
  2. Merkezin çalışmaları ve yönetimi ile ilgili kararları almak,
  3. Müdür tarafından sunulan yıllık bütçe önerilerini inceleyerek kabul etmek ve Rektörün onayına sunmak,
  4. Müdürün önerisi üzerine Merkezin idari ve teknik eleman ihtiyacını tespit etmek, karara bağlamak ve Rektörün onayına sunmak,
  5. Müdür tarafından gündeme alınan diğer konuları görüşüp karara bağlamak.

3. Danışma Kurulu: Danışma Kurulu; Müdürün başkanlığında, konuyla ilgili öğretim elemanları ve arıcılığın geliştirilmesine katkıda bulunan kamu kurum ve kuruluşları veya özel sektör temsilcileri ile bu konuda çalışan araştırmacılar arasından, istekleri halinde ve Müdürün önerisi üzerine Rektör tarafından üç yıl süre ile seçilen uzman kişilerden oluşur. Görev süresi biten üyeler yeniden görevlendirilebilir. Danışma kurulunun görevleri şunlardır:

  1. Yıllık faaliyet raporunu, çalışma programını, eğitim ve araştırma faaliyetlerini değerlendirmek, yapılmış ve halen yürütülen faaliyetler hakkında görüş bildirmek, önerilerde bulunmak ve bir sonraki çalışma yılına ait programı değerlendirmek,
  2. Biyolojik çeşitliliğin araştırılması, sürdürülebilmesi ve korunması sorunları ve çözüm önerileri konusunda faaliyet ve proje önerileri geliştirmek,
  3. Bilimsel çalışmalara her türlü kaynak ile teknik ve bilimsel destek sağlamaya çalışmak.

II. Fonksiyonel Görev Dağılımları

Merkez Müdürü:

a.Merkezi temsil etmek, Merkezin birimlerini, Merkezin amaçları doğrultusunda yönetmek,           

b.Yönetim Kurulunun aldığı kararları ve hazırladığı çalışma programını uygulamak,

c.Açılacak kurs ve eğitimlere karar verme,  

d.Yapılacak seminer ve konferanslara karar verme,

e.Açılacak kurs ve eğitimlerin eğitimcilerine karar verme,

f.Yapılacak konferans ve seminerlerin kim tarafından verileceğine karar verme,

g.Özel ve Kamu kurum ve kuruluşlara verilecek danışmanlık hizmetlerine karar verme,

h.Merkez bünyesinde hazırlanan projeleri Merkezin amaçları doğrultusunda yönetmek,

i.Merkez bünyesinde sürdürülen proje, kurs ve diğer etkinliklerin en iyi biçimde yürütülmesi için gerekli her türlü iletişim ve koordinasyonu sağlamak, 

j.Her yılsonunda Rektörlüğe Merkezin çalışmaları hakkında rapor vermek

İdari Personel:

  1. Görevli olduğu birimin hizmet alanına giren konularda kendisine verilen görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde yapmak.
  2. Kendisine havale edilen yazıları ve diğer işlemleri usulüne uygun biçimde ve zamanında sonuçlandırmak, önerilerde bulunmak,
  3. Yazı ve metinleri bilgisayar ortamında hazırlamak,
  4. Görev yaptığı servisin dosyalama ve arşiv işlemlerini yapmak.
  5. Verileri doğru ve süratli bir şekilde bilgisayara girmek ve doğruluğunu kontrol etmek,
  6. Kendisine teslim edilen araç ve gereci korumak, bakımını yaptırmak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak,
  7. Toplantı ve imza tutanaklarını hazırlamak, toplantı kararlarını ve ilgili resmi yazıları yazmak, toplantı konusu ile ilgili dokümanları Merkez Yönetim Kurulu Üyelerinin bilgisine sunmak,
  8. Merkez ile ilgili durumlarda her türlü (telefon, faks, e-posta vs.) iletişimin sağlanmasına yardımcı olmak.
  9. Merkezin Kalite Temsilciliği işlerini yürütmek,
  10. Merkezin İletişim Temsilciliği işlerini yürütmek.
  11. Merkezin EBYS Temsilciliği işlerini yürütmek.
  12. Personelin izin işlemlerini takip etmek,
  13. Personelin izin işlemlerinin yazışmalarını yapmak,
  14. Personelin yurt içi ya da yurt dışı görevlendirmelerinin yazışmalarını yapmak,
  15. Amiri tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yapmak.

 

BİYOLOJİK ÇEŞİTLİLİK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA  MERKEZİ

HASSAS GÖREVLER

 

Hassas Görevler

Risk Düzeyi*

Görevin Yerine Getirilmeme Sonuçları

Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller

   Birimlerden gelen süreli yazıların zamanında hazırlanması ve ilgili birim yada kuruluşlara zamanında gönderilmesi gerekmektedir.

Yüksek

 İdare Cezai yaptırım uygulayabilir, tenkit edebilir ve  zamanında gönderilmeyen yazılar merkezin itibar kaybına neden olabilir.

Yazıların takibi kontrollü bir şekilde yapılarak imzalayan ve yazıları hazırlayan personellerin etkili iletişimi sayesinde gecikmeler minimum seviyeye indirilebilir.

 Değişen Kanun, Yönetmelik ve Mevzuatların takibi yapılması  ve gerekli düzenlemelerin zamanında yapılması gerekmektedir.

Yüksek

 Hatalı işlemlerden dolayı doğan hak kayıpları, kaynak israfı ve  kanunun gerektirdiği düzenmelerin  yapılmamasından doğan  soruşturma ve cezai yaptırımlarla karşılaşılması

Kanun ve yönetmelikler günlük takip edilerek ilgili kişilerin bilgilendirilmesi ve gerekli uyarıların yapılması.

Merkez internet sayfasının güncellenmesi, duyuruların yayınlanması

Orta

 Web sayfasında yanlış bilgilerin yayınlanması, idarenin itibar kaybı riski

Güncelleme ve duyurular yapıldıktan sonra birkaç defa gözden geçirilerek ikinci bir kişiden gerkli kontroller yapılması istenebilir.

Bilgi edinme kanunu kapsamında başvuru
yapanların başvurularına verilecek cevapların
zamanında yapılması

Orta

Bilgi edinme kanunu kapsamında gelen
başvuruların zamanında yapılmaması
kurum imajını sarsacak, itibar kaybına ve
çeşitli hukuksal yaptırımlara sebep olabilir

Gelen başvurular elektronik ortamda kayda alınır ve yasal süreler içerisinde zaman kaybına mahal vermeden cevap yazısı yazılarak imzalanır.

 İzin ve görevlendirmelerin takibi

Yüksek

 İzin ve görevlendirmelerin takibinde ilgili tarihlerin öğretim üyelerinin bağlı bulunduğu birimlere eksik veya yanlış bilgilendirilmesi öğretim üyelerinin ek ders ücretlerinin hesaplanmasında yanlışlıklara sebep olabilir

 İzin ve görevlendirmeler  Personel İzin sistemine zamanında kayıt edilmelidir.